18 tips to prevent your business trip from turning into a disaster

过去 15 年间,我经常出差,其间犯了不少错误,包括以下经历:

  • 有一次在香港,我的脚二度灼伤,结果我拄着拐杖做了一个星期的演讲(迄今为止我是第一个向公司提出差旅保险索赔的人)
  • 有一次,酒店的寿司害我吃坏了肚子,我一觉没睡,只得靠大量的易蒙停(止泻药)才撑着完成了培训
  • 有一次,我满怀壮志地安排了连续七节课的培训,每节课1小时,中间连吃午饭、上厕所的时间都没有。
  • 有一次,我拖着个巨大的行李箱,五天内跑了四个国家,可箱子里的东西只用了40%

为了避免你重蹈我所犯过的这些错误,助你获得顺利圆满的差旅体验,我的建议是:

事先规划

1.    明确你本次差旅希望实现的成果。出差成本不低,公司希望投资能有回报。明确预期也能让你一心一意并最有效地利用时间。我建议出差的成果预期不要超过三项。

2.    至少提前三周制定详细的差旅计划,与你要会见的个人或公司商定好会议时间。提前确认每次会议要交涉的关键议程。

3.    制定计划时,会议之间要留出时间来:

  • 喘口气、思考、喝杯咖啡、上个厕所……
  • 跟进在会上达成一致的事宜
  • 完成与差旅无关的其他工作。

如果你像无头苍蝇一样乱闯乱撞,事情就会堆积如山,你就无法实现预期成果,也很快就会疲惫不堪,工作效率低下。

4.    与当地办公室的主管/秘书处好关系,借助他们的帮助提前准备妥当。例如,你可以:

  • 请他们安排门卡或通行证,避免每天早上都被挡在门外
  • 请他们帮忙安排机场接送(友情提醒,火车一般都比出租车便宜、快捷。)
  • 入住当地酒店时,充分利用企业协议价
  • 把需要打印的材料通过邮件发给他们,请他们帮忙打印,这样你就不用随身携带打印材料
  • 如果需要的话,请他们帮你预定会议室、安排餐饮

别忘了,他们一般都超级忙,所以一定要记得感谢他们的帮助。如果方便,给他们买份答谢礼物,比如巧克力。小小感恩,大有裨益。

5.    准备适合旅行目的国的多功能电源适配器。这样你就不用选择困难症般地纠结是先充电动牙刷还是先充手机了。

6.    轻装出行。听起来老生常谈,但是真心切记不要带过多行李,以免超出手提行李限额。如果要连续住宿好几个晚上,一定要精简行李,每天一身行头就够了。如果出差超过一周,就去当地的洗衣店洗衣换穿。

这样不仅省力,还能节省至少一小时提取行李的时间。

7.    如果要睡觉,带上耳塞、眼罩和非处方安眠药。我比较喜欢抗敏安等抗组胺类药物,不过我有朋友喜欢喝药草茶来帮助睡眠,效果也不错。这些东西在机场药店都能买到。

8.    如果航程超过3小时,选个好座位,哪怕要多花点钱。避免坐到每个航班或航空公司最糟糕的座位。

9.    注册成为航空公司的飞行常旅客会员。这可能听起来无足轻重,但是积分积累真的超快,你可以享受头等舱旅客的候机待遇,这对于长途旅行来说这简直是天赐之物。

出行准备

10.  提前一小时到达机场,以免延误。作为一个屡次因遇到交通事故而错过航班的过来人,我建议最好提前到达机场,否则万一来不及,还得重新安排航班和会议。

11.  过安检时,可能排有几队,尽量选择看起来最着急的单身出差旅客那一队。他们通常更有所准备,过安检很快。坚决不要排到度假夫妻的后面,他们往往比较悠闲,磨蹭起来能让你忍不住跳脚。

12.  对付时差,注意三点:时间、饮食和光线。

  • 一上飞机就把手表(或手机)调到目的地的时间,让身体适应目的地的时区。
  • 只有在目的地是夜晚的时间才睡觉。
  • 只有在目的地是白天的时候才吃东西。

着陆后,即使你很累,也千万不要在白天睡觉。出去走走,探索探索,即使不饿也吃个早饭、午饭或晚饭,做点任何能让你醒着的事。

13.  如果要避免长途飞行的无聊,就给自己定个目标。无论是补充睡眠、为着陆后的工作做准备,还是看看商务册子学点新东西,旅途中有个目标就能避免无聊。

抵达目的地

14.  到达后,在机场买张电话卡,如果没有不限流量的,就买张流量足够多的。在一些国家,数据流量通常比电话费便宜,你可以使用 Skype 和 FaceTime 与人联络,还可以用流量查邮件或用优步打车。

15.  如果你经常到某一个地方出差,那么找一家你喜欢的酒店,谈个公司协议价,跟酒店经理打好关系。这样一来:

  • 你就可以寄放东西——每家酒店都有行李寄放区,你可以留个行李箱装换洗衣服,不用每次都收拾行李
  • 你的资料存入他们酒店系统,办理入住时就会容易一些、更快一些
  • 客户忠诚度也能为你赢得升级待遇
  • 熟悉的环境能让你更容易安顿下来

16.  如果你在酒店有联系人,向他们打探一下地址和休闲去处的信息。

17.  如果是首次到一个全新的地方,务必要腾出时间向尽可能多的同事介绍自己。让你的当地联系人带你转转,主动聊天。如果你对人际交往感到紧张,这些建议能帮你找到切入点。

18. 了解文化差异,努力融入。观察其他人的行为,如果实在不清楚礼仪,不妨向主动请教一下。

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